内部統制システムの基本方針
1．取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1) 当社は、「静岡朝日テレビ企業理念」及びその行動基準、並びに「静岡朝日テレビ人権方針」に基づき、人権の尊重を経営の重要課題として位置づけ、企業倫理の徹底を図るとともにコンプライアンス体制の整備を進め、報道機関としての社会的責任を果たす経営体制の確立に努めます。また、「民間放送ガバナンス指針」の趣旨を踏まえ、放送の自主自律を堅持しつつ、社会から信頼されるガバナンスの確保に取り組みます。
当社の取締役及び社員、子会社の取締役及び社員並びに当社の業務に従事する関係会社スタッフを含む全ての者が高い倫理観と責任感を持って行動するために、人権・コンプライアンス委員会規程を定め、「コンプライアンスハンドブック」等の各種マニュアルの作成・配布や社内研修など必要な取り組みを実施します。また、内部通報に関する規程を設け、内部通報窓口を設置することにより、コンプライアンスに関する問題の早期発見と適正な対応を行います。さらに、状況に応じて顧問弁護士から適時適切な助言を得ることとします。なお、内部通報を行った者が、当該通報を理由として不利な取扱いを受けることがないよう、適切に保護します。
(2) 当社は、経営の透明性と公正性を確保するために、知識と経験を有した社外取締役を選任し、取締役会による監督機能の強化に努め、また社外監査役を選任し、業務監査の実効性を確保します。
取締役会は年間6回開催し、重要事項の決定と業務執行取締役による執行状況の報告を行い、監査役が定期的に取締役の業務執行の過程を確認できる体制をとります。さらに、社外監査役2名を含む監査役3名による監査役会が年間5回開催され、適法性を監査します。なお、取締役会その他重要な会議における審議事項については、総務局が事務局として必要に応じ弁護士及び公認会計士等の社外の専門家の意見も聴取し、法令及び定款への適合性を検証するなどの方法により法令遵守を徹底します。
2．取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
株主総会議事録、取締役会議事録、常勤取締役会議事録、その他重要会議における議事録等、取締役の職務執行や意思決定に関する情報については、文書管理規程に基づき作成、保存及び管理を実施します。業務執行に関する具体的な内容を記載する業務決裁書及び申請書は、業務決裁規程に基づき当該部署長が作成し、常勤取締役が記名捺印しています。その保存及び管理は総務局が行います。
文書等に記録した情報については、必要に応じて閲覧可能な状態を維持します。
3．損失の危機の管理に関する規程その他の体制
(1) 当社は、会社の持続的な発展を脅かすあらゆるリスクに対して適切な予防と対応を行うこととして、放送に関するリスク、営業体制や管理体制に関するリスク、イベント開催に関するリスク、情報セキュリティに関するリスク、リーガルリスク等の多様なリスクについて、業務執行取締役及び組織責任者が担当部署のリスク管理を指導、統括するとともに、適宜常勤取締役会及び取締役会に状況を報告する体制を構築しています。
(2) 不祥事や不測の事態が発生した場合は、緊急事態対策会議規程に基づき、部署を横断する最適な構成員による緊急事態対策会議を速やかに開催し、発生した事実関係の正確な把握と問題解決に向けた対外措置を審議検討して遂行します。また、事案発生時の第一通報窓口としてリスク管理小委員会を設置し、問題対策の取りまとめを行い、必要に応じて緊急事態対策会議の招集について上申を行います。
(3) 当社は、大規模な自然災害の発生に備え、非常災害対策規程を制定して発災時の初動体制を確立し、さらに「静岡朝日テレビBCP—B計画」を策定して、設備・人員・物資等全ての面から放送事業の継続性を高めるよう努めます。
4．取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(1) 当社は、業務内容に応じて取締役会規程・常勤取締役会規程・組織規程に基づいた意思決定ルールと職務権限を整備し、情報の共有と適正かつ迅速な対応を行うことで、効率的な業務執行を行います。職務権限の範囲内における経営実務の重要事項については、常勤取締役会を毎週開催して審議、決定して執行します。
(2) 当社は、全社的な目標として中期経営計画及び各事業年度の部門別数値目標を定め、業務担当取締役はその目標達成に向けて効率的な運営を行います。
5．当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
(1) 当社は、当社グループ全体が企業集団としての価値を高めることを目的とする経営計画を策定し、それに基づいて子会社の経営管理を行います。
子会社の業務の適正性については総務局が統括し、担当取締役が子会社の業務執行や法令遵守の状況について定期的に報告を受け、当社と子会社との日常的な連携体制を構築します。また、当社の常勤取締役会で子会社の決算報告や重要事項の審議を行うとともに、当社の常勤監査役及び財務管理部長が子会社の監査役を務めることにより当社と子会社の間の業務執行を監督し、子会社に対する不当な取引や圧力を防止する体制を確保します。
(2) 当社グループのコンプライアンス経営を推進するため、当社のコンプライアンス推進委員会に子会社の代表を委員として加え、内部通報制度に関しても子会社の取締役及び社員による利用を可能として、共通の行動基準と規程に基づくコンプライアンス体制を整備します。
6．監査役がその職務を補助すべき使用人に関する事項
(1) 当社は現在、監査役の職務を恒常的に補助すべき社員は設置していませんが、監査役から補助使用人の設置の求めがあれば、直ちに監査役と協議のうえ人選を行い、監査役の職務の補助を行う体制をとります。
(2) 補助使用人が監査役の職務の補助を行う場合は、もっぱら監査役の指示に従い業務を行い、その間は取締役の指揮命令権の範囲外となります。
(3) 補助使用人の人事異動については、事前に監査役と協議を行い、また補助業務の遂行に関しては人事考課に反映させないこととします。
7．当社の取締役及び使用人並びに子会社の取締役及び使用人が当社の監査役に報告するための体制
(1) 監査役は、当社の取締役会及び常勤取締役会等の重要会議に出席し、取締役はそれらの重要会議において、その担当する業務の執行状況を随時報告します。
また、監査役は業務決裁書及び申請書等を閲覧し、それに関連する資料の提出を要請することができます。
(2) 監査役が業務執行に関する事項について説明を求めた場合、当社の取締役及び社員並びに子会社の取締役及び社員は、迅速かつ適切に対応します。
(3) 当社の取締役及び社員並びに子会社の取締役及び社員は、会社に重大な損害を与える事実が発生もしくは発生するおそれを認めたとき、またはコンプライアンスに違反する行為を発見したときは、直ちに当社の監査役に報告します。
(4) 人権・コンプライアンス委員会は、当社の取締役及び社員並びに子会社の取締役及び社員からの通報の状況について、必要に応じて当社の監査役に報告します。
8．監査役へ報告した者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
当社は、監査役へ前項の報告を行った者に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いをすることを禁止し、その旨を当社及び子会社に周知徹底します。
9．監査役の職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
当社は、監査役がその職務の執行について、当社に対し、会社法第388条に基づく費用の前払い等を請求したときは、担当部門において必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理します。また、監査役の職務の執行について生ずる費用を支弁するため、毎年一定額の予算を設けます。
10．その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査役は必要があれば、常に弁護士及び公認会計士等の社外の専門家によるアドバイスを受けることが可能な体制をとります。